Quick Start Guide für den Benutzer: ProCall 7 Enterprise Client für Microsoft Windows

Ganz oben: der Ich-Bereich für Ihre Einstellungen

Hier können Sie die Einstellungen für Ihre Präsenz und Kommunikation verwalten:

• Ihre Nebenstelle und Leitungen  einrichten und zum Beispiel einen Anrufschutz aktivieren
• Ihre Präsenz ändern   und ggf. eine Abwesenheitsnotiz setzen 
  Präsenzprofile verwalten
• Kommunikationsgeräte einrichten 
• Freie Kommunikationskanäle auf einen Blick sehen

ProCall Enterprise und Microsoft Teams

Falls die ProCall Integration mit Microsoft Teams eingerichtet ist, können Sie im zum Beispiel im Ich-Bereich und im ProCall Client auch das Icon für einen Präsenz-Abgleich mit Microsoft Teams nutzen.

ProCall Enterprise und ProCall Meetings

Falls für Sie ProCall Meetings und ProCall Integration mit ProCall Meetings eingerichtet ist, können Sie zum Beispiel auch sehen, wer sich gerade in einem Meeting befindet.

Kontakte und Nummern suchen

Über die Suche können Sie sämtliche angebundenen Kontaktdatenbanken (z. B. aus Microsoft Outlook oder CRM-System) nach einer Nummer oder einem Kontakt bzw. Suchbegriff durchsuchen. 

Mit einer intelligenten Sucheingabe (Suchparameter durch Kommata getrennt) sind auch komplexere Suchabfragen durchführbar.

Favoriten 

Ihre Favoriten einrichten, Gruppen zuordnen und deren Präsenz und Verfügbarkeit sehen 

• Durch Rechtsklick auf einen Kontakt sehen Sie Detailinformationen zum Kontakt und können Kommunikationsaktionen sofort starten oder planen.
  Bei Ihren Favoriten können Sie anhand der Kommunikationssymbole sehen, welcher Kommunikationskanal zu diesem Kontakt gerade verfügbar ist oder ob zum Beispiel ein Anrufschutz oder eine Rufumleitung eingerichtet  ist oder ein Termin ansteht. 
• Durch Rechtsklick auf die Gruppenzuordnung können Sie die Ansicht auf die Favoriten ändern, sortieren,  Kontakte hinzufügen

Journal 

• das Journal einsehen

Unbearbeitete oder geplante Aktionen weiter verfolgen

Über den Button  stehen Ihnen noch weitere Optionen zur Verfügung.

• ProCall Monitor starten
• Journalbrowser starten
• Einstellungen
  Hier können Sie Ihren Client konfigurieren 
• Posteingang
• Hilfe
• Info über ProCall
  Versionsinfo, Informationen zur ermittelten Installationsumgebung, Lizenzhinweise und eine Experten-Ansicht für detaillierte Informationen zum Erstellen von Logdateien und Setzen des Debug Levels für Fehleranalyse)
• ProCall beenden

Überblick über Ihre Kontakte, nach Gruppen sortieren, Präsenz und Verfügbarkeit sehen und Kommunikationsaktionen starten.

Wie starte ich den ProCall Monitor?

Aus dem ProCall Hauptfenster über den Button .

Aktionen im ProCall Monitor

Im Menüpunkt Aktionen können Sie

• Neue Gruppe anlegen
• Kontakt suchen
• ProCall Monitor beenden/schließen

Ansicht anpassen

Im Menüpunkt Ansicht in der Kopfleiste können Sie Breite und Anordnung für die Anzeige der Kontakte und Titelleisten einstellen und festlegen, an welcher Stelle auf Ihrem Bildschirm der ProCall Monitor angezeigt werden soll. Zur besseren Übersicht können Sie hier definieren, ob nicht angemeldete Kontakte in der Anzeige erscheinen sollen (Kontakte ausblenden). Sie können die Anzeige der Kontakte übersichtlicher gestalten, indem Sie die Kontakte Gruppen zuordnen, zum Beispiel der Gruppe Marketing oder Sales. Gruppen definieren dabei auch die Vorauswahl der Teilnehmer eines GruppenChats.  

Weitere Einstellmöglichkeiten zur Ansicht des ProCall Monitors stehen Ihnen im ProCall Client Hauptfenster über den Button  unter Einstellungen: Allgemein - Ansicht zur Verfügung. Hier können Sie zum Beispiel einstellen, wie detailliert die Anzeige pro Kontakt sein soll, oder Kontakte mit einem farblichen Hintergrund unterlegt anzeigen.

Extras 

Hilfe

Unter Lizenzinformationen finden Sie eine Auflistung der verwendeten Lizenzen von Open Source Software.

Standard-Leitung definieren und Einstellungen für Telefonate festlegen 

Wenn Sie mehrere Leitungen nutzen, können Sie mit einem Klick auf eine Leitung/Nebenstelle/Durchwahl diese als Standard festlegen. Für jede Telefonieaktion, die Sie in ProCall Enterprise ausführen (z. B. Kontakt anrufen), wird diese für die Wahl verwendet.

Mit einem Rechtsklick auf die Leitung/Nebenstelle können Sie weitere Einstellungen vornehmen:

• Leitung benennen zum Beispiel mobil
• Rufumleitung konfigurieren und setzen/entfernen
• Anrufschutz setzen/entfernen
• Remote Office ein/aus
• Rufnummernunterdrückung ein/aus

Telefonieren - einen Anruf starten

• Kontakt suchen oder Nummer direkt eingeben in der Suchzeile
• Doppelklick auf einen Kontakt
• Kontextmenü (Rechtsklick) auf den Kontakt in den Favoriten mit Rufnummernauswahl

Ankommende Rufe annehmen - das Kommunikationsfenster

Bei einem ankommenden Ruf öffnet sich das ProCall Kommunikationsfenster. Hier werden Ihnen Informationen zum Anrufer angezeigt, schon bevor Sie das Telefonat annehmen,

Sie können einen ankommenden Ruf einfach per Mausklick oder per Hotkey (vordefinierte Taste wie zum Beispiel F8 für Ruf annehmen und F9 für Auflegen) annehmen. 

Weitere Möglichkeiten

• Anruf abweisen/beenden
• Anruf halten
• Rückfrage einleiten und z. B. eine Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern einleiten
• Anruf weiterleiten
  • im Gespräch
  • vor Gesprächsübernahme
• Tastenfeld zur DTMF-Eingabe von Nachwahl-Funktionen einblenden

• Anrufmitschnitt beginnen
• Mikrofon stummschalten
• Meine Audio-/Videogeräte: Multimediageräte für die Sprachein- (Mikrofon) und ausgabe (Lautsprecher) bei laufenden Telefonaten via Softphone wechseln

Welche Informationen zum Anrufer im Kommunikationsfenster angezeigt werden, hängt u.a. von der Einrichtung der verfügbaren Datenquellen ab.
Die Anzeige und verfügbare Aktionen können im Rahmen von CEBP (Communication Enabled Business Processes) erweitert werden. 

Anruf planen oder vorbereiten

Mit ProCall Enterprise haben Sie die Möglichkeit, einen Anruf zu planen und dessen Status nachzuverfolgen. Für jeden geplanten Anruf können Sie Notizen speichern und auf Wunsch eine Erinnerung einrichten. Die Anrufplanung können Sie durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in ProCall Enterprise markieren und „Anruf planen“ auswählen.

Gesprächsnotiz hinterlegen

Während und nach einem Gespräch können Sie Notizen eingeben. Die eingegebenen Daten werden automatisch im ProCall Enterprise Journalordner gespeichert und stehen damit jederzeit wieder zur Einsicht bereit. Dies gilt natürlich auch für die Nutzer des Gruppenjournals und deren eingegebenen Notizen.

Bei einem Chat können Sie folgende Kommunikationsmöglichkeiten nutzen: 

• TextChat
• AudioChat
• VideoChat
• GruppenChat
• Bildschirmfreigabe erteilen oder anfordern
• Reaktionen zeigen

Welche Kommunikationsaktionen Ihnen zur Verfügung stehen, ist u.a. abhängig von ProCall Version, technischer Ausstattung und erteilten Berechtigungen.

Sie können einen Chat entweder über das Kontextmenü oder die Schnellstartleiste starten.

Während des Chats können Sie 

• Ihren Bildschirm freigeben (Desktop Sharing) und zusätzlich die Steuerung zulassen. 
  Wenn Sie mehrere Bildschirme verwenden, können Sie hier definieren, welchen Bildschirm Sie freigeben wollen. 
  
• Ansicht und Steuerung für den Bildschirm Ihres Gesprächspartners anfordern
• Inhalte teilen (Dateien versenden)
• Emojis verwenden 
  
• Reaktionen zeigen
  

TextChat

Sie können an Kontakte einfach Nachrichten in Echtzeit schreiben und zusätzlich Emojis/Smileys verwenden und Dateien versenden.

Beispiel für einen TextChat und Inhalte teilen in ProCall

Häkchen hinter Ihren Nachrichten zeigen den Zustellstatus Ihrer Nachrichten mit Uhrzeit an.

Audio/Video-Kommunikation

Nachdem Sie in ProCall ihre Geräte für die Audio/Video-Kommunikation konfiguriert haben, können Sie sofort mit einem anderen Kontakt einen Audio/Video-Chat aufbauen.

Während der Konversation können Sie die A/V-Geräte deaktivieren, wechseln (siehe Meine Audio-/Videogeräte oben) bzw. das Gespräch beenden. Sie sehen die Dauer der Verbindung  und die Verbindungsqualität. 

Beispiel für einen VideoChat mit TextChat und Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe in ProCall

Bildschirmfreigabe 

Sie können Ihrem Gesprächspartner Ihren eigenen Bildschirm zur Ansicht freigeben oder von ihm eine Bildschirmfreigabe anfordern. 

Bei der Bildschirmfreigabe können Sie zusätzlich "Steuerung zulassen", so dass Ihr Gesprächspartner die Steuerung Ihrer Bildschirminhalte übernehmen kann:

Wenn Sie mehrere Bildschirme nutzen, können Sie für die Bildschirmfreigabe auswählen, welchen Bildschirm Sie teilen wollen.

Federation

Für Kontakte, die zum Beispiel über Federation mit Ihrem Unternehmen verbunden sind, stehen zum Teil nicht alle Präsenzinformationen und Kommunikationsaktionen zur Verfügung. 

Weiterführende Informationen

Chat in ProCall 8 Enterprise

Journal

Ihr persönliches Journal

Gespräche werden im persönlichen Journal archiviert. Für einen besseren Überblick über alle Kommunikationsaktionen stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, mit denen Sie die angezeigten Einträge übersichtlich gestalten können. Sie können hier z. B. auch die Notizen hinterlegen, die Sie zu einem Gespräch erfasst haben.

Sie können für die angezeigten Einträge im Journal einen Zeitraum bestimmen (zum Beispiel heute, diese Woche, diesen Monat) und nach Tagen oder nach Kontakten gruppieren und die zur Verfügung stehenden Felder wie Datum oder Typ per rechtem Mausklick neu anordnen oder ausblenden.

Nach Tagen gruppiert

Das Feld Typ zeigt Ihnen zum Beispiel mit Symbolen an, ob Sie mit Ihrem Gesprächspartner per Telefon , AudioChat , VideoChat , TextChat oder mit Bildschirmfreigabe kommuniziert haben.
Die daneben stehenden Pfeile   zeigen die Gesprächsrichtung an. Ein Ausrufezeichen wird angezeigt, wenn die Verbindung nicht zustande kam.

Nach Kontakten gruppiert

Für einen Kontakt oder GruppenChat wird das verfügbare Foto angezeigt. Ist kein Foto verfügbar, werden Ihnen von einem einzelnen Kontakt die Initialen angezeigt. Unbekannte Kontakte oder GruppenChats, zu denen keine Information verfügbar ist, erkennen Sie an einem Dummy-Bild, einen GruppenChat am Symbol  . 

Präsenz und Verfügbarkeit eines Kontakts können Sie anhand der Farbe und Ausrichtung der Umrandung des Kontakts erkennen, zum Beispiel Rot und Ausrichtung nach links oben für Nicht verfügbar. 

Pro Kontakt können Sie sehen, welche Kommunikationsaktionen  Sie mit diesem Kontakt hatten, die Dauer oder Art in Klammern: (5 min), (Entgangener Anruf) (Inhalt der Chatnachricht z. B. "Hallo, Nadine, danke für die Info")

Anzeige aktualisieren

Mit der Taste F5 oder Rechtsklick auf ein Datum können Sie die Anzeige aktualisieren. 

Gruppen-Journal

Teams können administrativ über sogenannte Gruppen abgebildet und die Berechtigung zum Einsehen des Gruppen-Journals vergeben werden. Alle berechtigten Nutzer einer Gruppe haben Zugriff auf die Journaleinträge der Mitglieder einer Gruppe und  können z. B. Notizen der Kollegen einsehen und sich so optimal auf ein Gespräch vorbereiten. 

Journal anderer Kontakte/Favoriten

Entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, können Sie auch das Journal anderer Kontakte sehen. Über Kontaktdetails eines Favoriten haben Sie die Möglichkeit, sein persönliches Journal und damit seine Kommunikationsaktionen einzusehen.

Wo finde ich das Journal?

Im ProCall Hauptfenster in der Karteikarte Journal. 

Journal-Browser

Eine zusätzliche Möglichkeit, Überblick über Ihre Kommunikationsaktionen zu erhalten und weitere Filtermöglichkeiten anzuwenden, finden Sie im Journal-Browser. Hier können Sie noch detaillierter Möglichkeiten nutzen, die einzelnen Kommunikationsaktionen, Kontakte, eingehende und ausgehende Kommunikationsaktionen einzusehen, zu drucken oder zu exportieren. 

Wo finde ich den Journalbrowser?

• Im ProCall Monitor unter Extras
• Im ProCall Hauptfenster unter 

Präsenzmanagement - zeigen und sehen, ob jemand verfügbar/erreichbar ist

Der Präsenzstatus kann von Ihnen manuell gesetzt werden oder wird nach definierten Regeln und auf Basis von Diensten gebildet, z. B. Kalendereinträge, Telefonie-Dienst. Hieraus wird der Präsenz Zustand automatisch ermittelt. 

Für die Anzeige der Präsenzen können Sie sog. Präsenzprofile erstellen

Abwesenheitsnotiz setzen

Mit der Abwesenheitsnotiz können Sie berechtigten Benutzern detaillierte Informationen zu Ihrem Präsenzstatus mitteilen. 

Beispiele

• Privater Termin voraussichtlich bis 10.30 Uhr
• Sales Meeting 
• afk: Away from keyboard

Grundlage für Ihre Präsenz-Anzeige sind dabei immer - je nach Systemumgebung, Berechtigungen  und administrativer Konfiguration  - zum Beispiel Einträge in Ihrem Kalender, aktuelle Kommunikationsaktionen, von Ihnen aktiv gesetzte Präsenzen, Bitte-nicht-stören-Einstellungen. 

Berechtigungen

Die Einstellmöglichkeiten zur Anzeige von Präsenz ist ggf. administrativ vorgegeben oder eingeschränkt und kann von Ihnen dann nicht geändert werden.