Benutzer

Die Benutzer werden in der UCServer Verwaltung aktiviert und eingerichtet. Nach Aktivierung des Benutzer kann dieser in dem WebAdmin editiert werden. Für den Benutzer können Funktionstasten für sein Telefon definiert und "Skills" eingetragen werden. Die Skills werden in der "Warteschleife" beim "Skill-basierten" Routing ausgewertet.

Tasten

Die Funktionstasten bieten den Benutzern der Voice Services einfache und schnelle Zugriffsmöglichkeit auf häufig verwendete Standardfunktionen und -aktionen an den Endgeräten,  zum Beispiel:

• Vordefinierte Telefonnummer anrufen (intern oder extern)
• Rufübernahme (Call Grabbing)
• An- und Ausschalten von Rufumleitungen
• An- und Abmelden an einer Gruppe
• Automatischen Rückruf einleiten
• Anrufe parken
• Ruhefunktion/DND aktivieren bzw. deaktivieren

Beispiel Screenshot Konfiguration - Beispiel für angelegte Funktionstasten

Die Übertragung der Tastenbelegung auf das Telefon des Benutzers wird optional beim Speichern bzw. Übernehmen der Konfiguration ausgeführt.
Ob eine Nutzung der Funktionstasten am Telefon möglich ist, hängt jedoch vom Telefonmodel ab.

Wird das Telefon einem Benutzer zugewiesen, aktualisieren sich dort die Funktionstasten nur, wenn das Telefonmodell die Option "Hot Desking BLF" unterstützt, ansonsten stehen die Funktionstasten erst nach einem Neustart des Telefons zur Verfügung.

Neue Tasten können Sie entweder per Drag&Drop aus der Auswahlliste auf der rechten Seite hinzufügen werden oder durch die Schaltfläche "Taste hinzufügen" im Fenster unten links.
Sollten alle dargestellten Spalten gefüllt sein, können Sie auch eine neue Spalte anlegen, indem Sie eine neue Funktionstaste via Drag & Drop auf die Trennline zwischen den vorhandenen Funktionstasten ziehen.

Einige Funktionstastentypen stehen nur zur Verfügung wenn bestimmte Vorrausetzungen erfüllt sind. So steht z. B. der Tastentyp „Gruppe An-/Abmelden" nur zur Verfügung, wenn der Benutzer auch Mitglied einer Gruppe ist.

Wird ein Erweiterungs- oder Beistellmodul für ein Telefon genutzt, wird dieses automatisch mit Funktionstasten befüllt, sobald alle verfügbaren Tasten auf dem Telefon des Benutzers befüllt sind. Sollen auf ein Telefon keine Funktionstasten übertragen werden, müssen diese Tasten mit Funktionstasten des Typs "Leere Taste" aufgefüllt werden.

Besetztlampenfeld

Dieser Funktionstastentyp wird an die primäre interne Rufnummer eines anderen Benutzers oder einer Gruppe gebunden. Dadurch können verschiedene Status des Benutzers/der Gruppe anhand des Besetztlampenfeldes einfach abgelesen werden:

• Telefonie (Erreichbar / aktiver eingehender Anruf / Besetzt / Nachbearbeitungszeit)
• Gesetzte Umleitungen
• DND
• Statusnachricht des Benutzers

Dieser Funktionstastentyp zeigt die Status in verschiedenen Farben an. Je nach signalisiertem Status löst die Auswahl des Besetztlampenfeldes eine andere Aktion aus:

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Die Darstellung und Funktion eines Besetzlampenfeldes ist abhängig vom Endgeräte-Typ.

Direktwahl

Dieser Funktionstastentyp dient der Belegung mit Rufnummern außerhalb der Telefonanlage. Diese können sowohl manuell eintragen als auch aus dem Adressbuch ausgewählt werden. Auch können damit Steuercodes an den Provider übertragen werden, um z. B. eine Umleitung im Amt zu setzen oder andere Dienstmerkmale zu nutzen.

Hinweis: Eine möglicherweise vorhandene Amtsholung, muss nicht eingetragen werden.

Einzelne Rufnummer umleiten

Mit dieser Funktionstaste werden bereits eingerichtete Immer-Umleitungen für einzelne Rufnummer ein- bzw. ausgeschaltet. Wenn die entsprechenden Rechte für den Benutzer gesetzt sind, können auch Immer-Umleitungen für Gruppenrufnummern über diesen Tastentyp gesteuert werden.

Mit dieser Option können nur die Immer-Umleitungen der Telefonanlage gesteuert werden.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Alle Rufnummern umleiten

Bei der Konfiguration dieser Funktionstaste besteht die Auswahl zwischen den 3 folgenden Umleitungstypen zu wählen:

• Immer
• Besetzt
• Zeitüberschreitung

Mit dieser Funktionstaste werden alle eingerichteten Umleitungen eines bestimmten Umleitungstyps aktiviert bzw. deaktiviert. Die Aktivierung bzw. Deaktivierung gilt für alle Rufnummern, die dem Benutzer zugeteilt sind, mit Ausnahme der Gruppenrufnummern.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Rufnummern umleiten

Bei der Konfiguration dieser Funktionstaste können eine oder mehrere interne und externe Rufnummern ausgewählt werden. Wird die Funktionstaste aktiviert, werden alle eingehenden Rufe auf diese Nummer sofort zu dem konfigurierten Umleitungsziel weitergeleitet. Diese Funktionstaste kann nicht für das Umleiten von Gruppenrufnummern genutzt werden.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Gruppe An-/Abmelden

Mit dieser Funktionstaste kann sich der Benutzer in einer oder mehreren Gruppen an- bzw. abmelden. Die Funktion steht nur für Gruppen zur Verfügung, in denen der Benutzer auch Mitglied ist.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Es wird empfohlen, nicht mehr als 5 Gruppen parallel auf eine Funktionstaste dieses Typs zu legen.

Ruhe/DND Do not disturb

Dieser Funktionstastentyp kann nur einmal einer Funktionstaste zugewiesen werden. Deshalb ist die entsprechende Auswahlmöglichkeit in der Liste der Funktionstastentypen nach der ersten Tastenerstellung inaktiv bzw. ausgegraut.

Mit dieser Funktionstaste wird die Ruhefunktion auf der Telefonanlage aktiviert, so dass alle ankommenden Rufe für den Benutzer abgewiesen werden.

Ist eine Umleitung bei Zeitüberschreitung für die gerufene Nummer eingerichtet, greift diese in diesem Fall sofort und nicht erst nach Ablauf der konfigurierten Zeit.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Rückruf bei Besetzt

Dieser Funktionstastentyp kann nur einmal pro Benutzer einer Funktionstaste zugewiesen werden. Deshalb ist die entsprechende Auswahlmöglichkeit in der Liste der Funktionstastentypen nach der ersten Tastenerstellung inaktiv bzw. ausgegraut.

Mit dieser Funktionstaste kann die automatische Rückruffunktion ausgelöst werden. Die Funktionstaste blinkt, wenn die Zielrufnummer eines internen wie externen Rufes besetzt ist. Der Benutzer kann per Tastendruck nun die automatische Rückruffunktion der Telefonanlage aktivieren. Diese Möglichkeit besteht auch noch bis zu 30 Sekunden nachdem der Rufversuch bereits beendet worden ist.
Die Telefonanlage wird nun im ersten Schritt 5x alle 10 Sekunden versuchen, die Zielrufnummer zu erreichen. Wenn diese ersten 5 Versuche erfolgslos bleiben, weil z.B. die Zielnummer immer noch besetzt ist, wird der Wiederholungsintervall der Versuche auf 20 Sekunden erhöht und läuft für 60 Minuten weiter. Nach Ablauf dieser 60 Minuten deaktiviert sich die automatische Rückruffunktion.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Park & Orbit

Mit dieser Funktionstaste können Rufe auf vordefinierte Warteplätze verschoben werden. Die Telefonanlage stellt 100 Warteplätze (00 bis 99) zur Verfügung auf denen jeweils nur ein Ruf geparkt werden kann. Für jeden der Warteplätze muss eine eigene Funktionstaste erstellt werden.
Im Unterschied zum normalen Halten von Rufen, haben hier auch andere Benutzer Zugriff auf die Warteplätze und können die dort geparkten Rufe selbständig übernehmen. Hierzu müssen die Benutzer jedoch über Funktionstasten mit den entsprechenden Warteplatznummern verfügen.

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Rufnummer anzeigen

Mit dieser Funktionstaste kann der Benutzer festlegen, welche seiner Rufnummern bei einem Anruf dem Angerufenen angezeigt wird. Es ist ebenfalls möglich, die Rufnummer zu unterdrücken.

Für jede dem Benutzer zugeordnete Rufnummer muss eine eigene Taste erstellt werden, damit der Benutzer die entsprechende Rufnummer auswählen kann.

Beispiel Screenshot: Funktionstaste für Rufnummernauswahl oder Rufnummer unterdrücken

Signalisierungsverhalten der Funktionstaste

Wird die Rufnummer mit einer Funktionstaste des Typs „Rufnummer anzeigen" verändert, wird bei der Deaktivierung der Funktionstaste nicht automatisch die angezeigte Rufnummer für den Benutzer wieder auf ihre Standardeinstellung gesetzt. Die korrekte zu signalisierende Rufnummer muss wieder mit einer Funktionstaste des Typs „Rufnummer anzeigen" gesetzt werden.
Sind keine Funktionstasten des Typs „Rufnummer anzeigen" aktiv, werden ausgehende Rufe des Benutzers mit unterdrückter Rufnummer durchgeführt. → Verhalten mit ProCall testen

Telefonmenü: Adressbuch

Mit dieser Funktionstaste kann ein Zugriff auf die Adressbücher eingerichtet werden.

Beispiel Screenshot: Funktionstaste Telefonmenü Adressbuch bearbeiten 

Mit dem ersten Drop-Down-Menü Ansicht kann ausgewählt werden, ob der Zugriff auf das Adressbuch rein lesend (Kontaktliste) oder als Suche (Kontaktsuche) erfolgen soll.

Die Suche erfolgt als Volltextsuche. So werdenz. B. bei einer Suche nach „fo" nicht nur alle Adressbucheinträge angezeigt, die mit „fo" beginnen, sondern alle Datensätze, die den Suchparameter „fo" irgendwo enthalten.

In dem zweiten Drop-Down-Menü Verzeichnis muss "Zentral" ausgewählt werden.

Telefonmenü: Ruflisten

Mit dieser Funktionstaste kann ein Zugriff auf die verschiedenen Ruflisten des jeweiligen Benutzers eingerichtet werden. Zur Auswahl stehen dabei aktuell nur die 3 unten aufgeführten Ruflisten des Benutzers.

Beispiel Screenshot: Funktionstaste Telefonmenü Ruflisten bearbeiten - eingehend, verpasst, ausgehend

DTMF

Mit dieser Funktionstaste lassen sich einzelne DTMF-Töne oder auch eine Abfolge von DTMF-Tönen konfigurieren, die z. B. in ein aktives Gespräch signalisiert werden sollen.

Häufiges Anwendungsgebiet ist dabei zum Beispiel das Öffnen einer Türverriegelung durch eine definierte DTMF-Tonabfolge.

Telefon-basierende URL

Mit diesem Funktionstastentyp kann der Aufruf einer frei konfigurierbaren URL via http abgebildet werden. Damit kann z. B. ein Raspberry Pi angesprochen werden, der bei einem URL-Aufruf eine weitere Aktion auslöst.

Wir empfehlen die Nutzung dieses Funktionstastentyps nur erfahrenen Administratoren und die zusätzliche Beachtung der Dokumentation des Herstellers.

• Fanvil Dokumentation des Herstellers ← Unterstützen wir aktuell nicht, die Taste könnte natürlich trotzdem Konfiguriert werden, soll das dann drin bleiben?
• Snom Dokumentation des Herstellers
• Panasonic Dokumentation des Herstellers ← Unterstützen wir aktuell nicht, die Taste könnte natürlich trotzdem Konfiguriert werden, soll das dann drin bleiben?
• Yealink

Leere Taste

Diese Funktionstaste Taste dient der optischen Gliederung und kann z. B. verwendet werden, um Überschriften für Abteilung oder Trennlinien abzubilden.

Verschieben und Entfernen von Funktionstasten

Sie können eine oder mehrere Funktionstasten durch einen Mausklick bei gehaltener Strg-Taste selektieren, auch können mehrere Funktionstasten durch Ziehen der Maus über den Bereich der Tasten bei gedrückter linker Taste markiert werden. Der ausgewählte Bereich wird während des Ziehens orange hervorgehoben.
Die markierten Funktionstasten lassen sich nun mittels Drag&Drop auf den Kontaktflächen links verschieben und anordnen. Auf die gleiche Weise können auch komplette Spalten, durch ihre Kontaktflächen oberhalb der Spaltenüberschrift, miteinander vertauscht werden.
Um markierte Funktionstasten zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und anschließend auf die Option Auswahl löschen. Einzelne Funktionstasten können alternativ über das Bearbeitungsmenü gelöscht werden.

Skills

In diesem Reiter können für einen Benutzer Skills konfiguriert werden, die in einer iQueue mit aktiviertem Skill-based-Routing genutzt werden können.

Die Option "Skill-basiertes Routing" benötigt eine zusätzliche, kostenpflichtige Lizenz.

Neue Skills können über die Schaltflächen oder Neues Skill hinzugefügt werden. 

Beispiel Screenshot: Konfiguration - Benutzer - Skills bearbeiten

Über die Schaltfläche Speichern werden die neu konfigurierten Skills gespeichert. Mit der Schaltfläche Schließen werden die gemachten Änderungen verworfen. Die auf diesem Wege erstellten Skills stehen nun für alle Benutzer zur Verfügung und können jeweils hinzugefügt werden.
Vorhandene Skills können über die Schaltfläche jederzeit bearbeitet werden.

Änderungen (z. B. Anpassung des Namens) für einen bestimmten Skill sind immer für alle Benutzer gültig. Ggf. müssen geänderte Skills den Benutzern erneut zugeweisen werden.