Best Practice: Inbetriebnahme von ProCall Voice Services

Vor der Inbetriebnahme der ProCall Voice Services müssen die Systemvoraussetzungen geschaffen sein. 

ProCall Voice Services sind ein Add-On zu ProCall Enterprise. 

Lizenzierung und Aktivierung

Die Lizenzierung und Aktivierung wird im estos UCConnect Portal durchgeführt.

Voraussetzungen

Das Menü zum Einrichten der Telefonanlage wird nach einem Menüwechsel oder Neustart des UCServer Administrators angezeigt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der UCServer ist mit dem UCConnect Konto verbunden.
• Die Lizenz für die Voice Services ist eingespielt.
• Die Telefonanlage im UCConnect wird als "gestartet" angezeigt. 
• Der SIP-Trunk wurde aktiviert und eingerichtet (über "STAFACE Connect konfigurieren" im UCConnect Portal).

Es muss zwingend der SIP-Trunk von STARFACE aktiviert werden. Ohne Angabe von Rechnungsdaten sind die gewählten Rufnummern 30 Tage nutzbar.

Die Portierung von vorhandenen Rufnummern ist kostenfrei möglich.

ProCall Voice Services unterstützen 2-stellige Rufnummernbereiche. Die Durchwahlen 1 - 9 können keinem Benutzer zugeordnet werden. Eine ggf. vorhandene Zentrale Einwahlnummer kann dem IVR und/oder einer Gruppe zugewiesen werden.

Einrichtung im UCServer Administrator

Wenn die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, wird im UCServer Administrator ein neuer Menüpunkt „Voice Services“ angezeigt.

Sobald der SIP-Trunk mit den Rufnummern in der Telefonanlage eingetragen und verfügbar ist, wird diese im Menüpunkt "Ersteinrichtung" angezeigt.

Bis zur Verfügbarkeit der endgültigen Rufnummer stehen 10 Testnummern im Bereich +49 3222 zur Verfügung.

Beispiel Screenshot - UCServer Administration - Voice Services - Ersteinrichtung - Telefonanlage konfigurieren

Über den Button "System einrichten" starten Sie den Vorgang für die Einrichtung von Telefonanlage und estos ProCall für Ihre Benutzer.

Folgende Aktionen werden durchgeführt:

• Standort im UCServer wird angelegt
• SIP-Leitungen im UCServer werden erstellt
• Benutzern, die eine Rufnummer in dem gewählten Bereich haben, wird eine Softphone-Leitung zugeordnet

Dieser Vorgang kann, je nach Anzahl der Rufnummern, 1 - 3 Minuten dauern.

Ist der Vorgang abgeschlossen, können die Benutzer mit zugewiesener Leitung  ProCall sofort mit Softphone nutzen.

Benutzer einrichten und Rufnummern zuweisen

Aktivieren Sie den Benutzer für ProCall und die ProCall Voice Services.

Jedem Benutzer wird eine eigene Voice-Mailbox eingerichtet. Von Anrufern hinterlassene Sprachnachrichten werden an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Achten Sie darauf, dass beim Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen ist. Anderenfalls erhält der Benutzer keine Information darüber, dass eine neue Sprachnachricht vorliegt. 

Der Benutzer kann die Voice-Mailbox einrichten und abfragen indem er die im ProCall Client für Windows integrierte Funktion aufruft oder direkt am Telefon die *9 wählt.

Beispiel Screenshot: Einstellungen für Benutzer - Allgemeine Benutzereinstellungen - Benutzer für ProCall Voice Services aktivieren

Weisen Sie dem Benutzer eine Telefonnummer aus dem Rufnummernkreis "Voice Services" zu.

Beispiel Screenshot: Einstellungen für Benutzer - Telefonnummern - Rufnummern des Benutzers - Leitung auswählen...

Nach Speichern und Übernehmen der Einstellungen kann der Benutzer sofort ProCall mit Softphone nutzen.

Werden dem Benutzer mehrere Rufnummern zugewiesen, wird bei ausgehenden Anrufen auf allen Leitungen immer die am ProCall Client als "Standardleitung" festgelegte Rufnummer signalisiert.

Gruppen einrichten - Sammelgruppe/Rufgruppe - Anrufbeantworter aktivieren

Sie können die im UCServer angezeigten Gruppen als "Sammelgruppe" oder auch "Rufgruppe" aktivieren.

Öffnen oder erstellen Sie eine Gruppe und aktivieren Sie diese als "Sammelgruppe".

Beispiel Screenshot - Einstellungen für Gruppe - Sammelgruppe

Der Tab "Voice Services" wird angezeigt.

Wählen Sie die Telefonnummer aus, unter welcher die Gruppe erreichbar sein soll.

Sie können der Gruppe zusätzlich eine von extern wählbare Rufnummer mit einer 1-stelligen Durchwahl geben. Diese Rufnummer muss eingetippt werden.

Beispiel Screenshot: Voice Services - Allgemeine Gruppeneinstellungen - Gruppenrufnummer 

Aktivieren Sie auf dem Tab "Monitorgruppen" den Haken "Diese Gruppe auch anzeigen" (1), damit die Mitglieder alle anderen Gruppenmitglieder im ProCall Monitor haben.

Damit die Benutzer den Status sehen können, müssen diese untereinander mindestens die Berechtigungsstufe "Teammitglied" haben.

Die Benutzer können nun anhand des Symbols (2) sehen, wer an der Gruppe angemeldet ist und wer nicht.

Beispiel Screenshot: Einstellungen für Monitorgruppen - Diese Gruppe auch anzeigen

Optional: Ansage für Voice-Mailbox hinterlegen

Optional können Sie eine Ansage hinterlegen, welche außerhalb der festgelegten Zeiten bei Anruf abgespielt wird.

Über "Hinzufügen" können Sie die einzelnen Einträge hinzufügen und die Tage und Zeiten festlegen.

Beispiel Screenshot - Voice Services - Gruppeneinstellungen - Gruppenrufnummer - Zeitschaltung festlegen und Ansage hinterlegen 

Geben Sie die Ansage als .wav-Datei an.

Nach Speichern und Übernehmen der Konfiguration können sich alle Gruppenmitglieder, für die die ProCall Voice Services aktiviert sind, im ProCall Client für Windows an dieser Gruppe an- und abzumelden.

IVR einrichten - Rufnummer - Tastenzuordnung - Sprachmenü - Ansagen

Die ProCall Voice Services enthalten ein einstufiges Interaktives Sprachmenü für IVR - Interactive Voice Response.
Der Anrufer kann sich über die Telefontasten direkt zu dem gewünschten Teilnehmer verbinden lassen.

Zur Einrichtung öffnen Sie den Menüpunkt "Interaktives Sprachmenü (IVR)" im UCServer Administrator.

Wählen Sie eine Rufnummer aus, unter welchem das IVR-System erreichbar sein soll.

Geben Sie die Ziele für die Tasten 0 bis 9 an.

Beispiel Screenshot - UCServer Administration - Voice Services - Interaktives Sprachmenü - IVR einrichten

• Interne Zielrufnummern müssen als Durchwahl eingetragen werden.
• Externe Rufnummern müssen im internationalen Format angegeben werden.

Geben Sie eine Ansage-Datei als .wav-Datei an, welche die Begrüßungsansage und die einzelnen Auswahlpunkte enthält.

Optional können Sie auch hier Ansagen für festgelegte Zeiten hinterlegen, in denen das Sprachmenü inaktiv ist.

Eigenschaften .wav-Dateien

.wav-Dateien

Beachten Sie folgende Eigenschaften für die .wav-Dateien, die Sie bei den Gruppen und für IVR verwenden: 

• Mono
• 8kHz
• 16 Bit
• PCM

Weiterführende Informationen

ProCall Voice Services im UCConnect Portal freischalten

ProCall Voice Services aktivieren - Leitfaden - Best Practice für estos Partner

ProCall Voice Services - Wie kann ich die Benutzeranzahl ändern?