Kenntnisstand

April 2025
ProCall NEX 

IVR-System (Interactive Voice Response)

In den Voice Services ist ein mehrstufiges Interaktives Sprachmenü für IVR - Interactive Voice Response -enthalten.
Der Anrufer kann sich über die Telefontasten direkt zu dem gewünschten Teilnehmer verbinden lassen.

Umfang des mehrstufigen IVR

  • eine Einwahlnummer
  • Zeitsteuerung/Feierabendzeiten mit Ansage oder Voice-Mailbox
  • ein Hauptmenü mit 9 Auswahlmöglichkeiten
  • Untermenüs mit jeweils 9 Auswahlmöglichkeiten
  • pro Menü eine Ansage, welche alle Auswahlmöglichkeiten beinhalten muss
  • Abwurf auf eine Durchwahl, wenn keine Auswahl getroffen wird
Beispiel

Eingehender Ruf -> Willkommensansage inkl. verfügbarer Menüpunkte

1 -> DW 201

2 -> DW 203

3 -> Untermenü 2 -> Ansage inkl. verfügbarer Menüpunkte

                                        1 -> DW 306

                                        2 -> DW 308

                                        3 -> DW 310

                                        4 -> Untermenü 3 à Ansage inkl. verfügbarer Menüpunkte

                                                            1 -> DW 402

                                                            2 -> DW 450

4-> DW 210

Keine Auswahl getroffen -> DW 100

Vorbereitung

Vor Einrichtung des IVR sollten Sie folgende Informationen vorbereitet haben:

  1. Detaillierte Darstellung der Menüstruktur

  2. Verbindungsziele pro Menüpunkt

  3. Ansagen

    1. für jedes Menü

    2. pro Ansage maximal 30MB, mono, 8kHz oder 16kHz, 16 bit, PCM
      Die max. Ansagelänge sollte 30 Minuten bei 8 kHz bzw. 15 Minuten bei 16 kHz nicht überschreiten.

  4. Arbeits- und Feierabendzeiten für die Zeitsteuerung (optional)

    1. Festlegen, ob es eine Voice-Mailbox oder nur eine Feierabendansage geben soll

    2. Ansage für die Feierabendansage oder die Voice-Mailbox (optional)

    3. Wenn Voice-Mailbox: Teilnehmer, welche die hinterlassenen Nachrichten in der Voice-Mailbox erhalten sollen.

Einrichten des IVR

Zur Einrichtung öffnen Sie den Menüpunkt "Interaktives Sprachmenü (IVR)" im UCServer Administrator.

Die Konfiguration für das Hauptmenü (erste Ebene) kann direkt eingerichtet werden.

Aktivieren Sie den IVR und wählen Sie auf dem Tab "Grundeinstellungen" eine Rufnummer aus, unter welchem das IVR-System erreichbar sein soll.

Die gewünschte Rufnummer kann über den ...-Button ausgewählt oder im Format +49 eingetragen werden.

Die Voice Services können ausschließlich mehr-stellige Durchwahlen verwalten. Ist die zentrale Rufnummer 1-stellig, z.B. +49 8151 36856-0, muss diese manuell im vollkanonischen Format ohne Leerzeichen eingetragen werden. Beispiel:+498151368560

Geben Sie die Ziele für die Tasten 0 bis 9 an.

Beispiel Screenshot - UCServer Administration - Voice Services - Interaktives Sprachmenü - IVR einrichten - Grundeinstellungen

  • Interne Zielrufnummern müssen als Durchwahl eingetragen werden.
  • Externe Rufnummern müssen im internationalen Format angegeben werden.

Geben Sie eine Ansage-Datei als .wav-Datei an, welche die Begrüßungsansage und die einzelnen Auswahlpunkte enthält.

Legen Sie die Wartezeit fest, nach welcher ein Anrufer auf das Ausweichziel abgeworfen wird, wenn keine Auswahl getroffen wird.


Einrichten des mehrstufigen IVR

Um ein Untermenü einzufügen, wählen Sie "Untermenü hinzufügen". Jedes Untermenü muss über eine eigene Durchwahl erreichbar sein. In den Voice Services sind hierfür die internen Rufnummern 99990 - 99999 hinterlegt. 

Nach der Auswahl wird ein weiterer Tab eingeblendet, auf welchem das Menü festgelegt werden kann.

Auch hier muss eine Ansage mit allen Menüpunkten hinterlegt werden
Die Konfiguration für das "Ausweichziel" wird aus dem Hauptmenü übernommen, kann aber geändert werden.

Im letzten Schritt wählen Sie im Hauptmenü bei der entsprechenden Tastenzuordnung die Durchwahl für das Untermenü aus, bzw. geben diese ein.

Zeitschaltung

Optional können Sie eine Zeitschaltung aktivieren und festlegen, ob außerhalb der festgelegten Zeiten bei Anruf nur eine Ansage abgespielt oder auf eine Voice-Mailbox umgeleitet wird.

Über "Hinzufügen" können Sie die einzelnen Einträge hinzufügen und die Tage und Zeiten festlegen.

Beispiel Screenshot - UCServer Administration - Voice Services - Interaktives Sprachmenü - IVR einrichten - Zeitschaltung

Beispiel Screenshot - UCServer Administration - Voice Services - Interaktives Sprachmenü - IVR einrichten - Zeitschaltung


Geben Sie eine Ansage-Datei als .wav-Datei an, welche die Feierabendansage enthält.

Wird die Voice-Mailbox aktiviert, muss die Ansage einen entsprechenden Hinweis enthalten. Es wird keine zusätzliche Ansage abgespielt.

Die vom Anrufer hinterlassenen Nachrichten werden per E-Mail zugestellt. Wählen Sie Benutzer aus, die diese E-Mails erhalten sollen.


Die Benutzer müssen für die Voice Services aktiviert sein und eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen haben.



Eigenschaften .wav-Dateien

.wav-Dateien

Beachten Sie folgende Eigenschaften für die .wav-Dateien, die Sie bei den Gruppen und für IVR verwenden: 

  • Mono
  • 8kHz oder 16 kHz
  • 16 Bit
  • PCM

Die max. Ansagelänge sollte 30 Minuten bei 8 kHz bzw. 15 Minuten bei 16 kHz nicht überschreiten

Weiterführende Informationen

ProCall NEX

Inbetriebnahme und Einrichtung von ProCall NEX