Kenntnisstand

Mai 2021

Durch die Integration von ProCall Meetings und ProCall Enterprise ergeben sich für Benutzer unterschiedliche Rollen und Rechte, wenn sie als lizensierter ProCall Meetings, angemeldeter ProCall Benutzer oder als Gast (unregistriert) die ProCall Meetings Plattform nutzen: von Organisieren/Starten von Meetings über Übergabe von Präsenzinformationen bis hin zur Teilnahme an einem Meeting. Hier sind die Rollen und Rechte - abhängig von Freischaltung von Lizenzen und Berechtigungen - dargestellt. 

In der Anleitung für die Inbetriebnahme von ProCall Meetings wurde beschrieben, wie Sie einem Benutzer das Recht gewähren, ProCall Meetings zu verwenden.

Dies ist die Grundlage für das Rollen- und Rechte-System.

Rollen

In ProCall Meetings gibt es folgenden Rollen und Berechtigungen:

ProCall Benutzer mit Lizenz für ProCall Meetings

ProCall Benutzer ohne Lizenz für ProCall Meetings 

Gast

  • unregistrierter Teilnehmer oder ProCall Benutzer, der sich nicht als solcher eingeloggt hat.

  • kann an Meetings teilnehmen (dem Meeting-Raum als Gast beitreten) und hat keine dedizierten Rechte für das Organisieren von Meetings

  • wartet in der Lobby, bis das Meeting gestartet ist

Damit ergibt sich, dass ein ProCall Benutzer ohne Lizenz für ProCall Meetings als Gast gilt und keine weitere Rechte besitzt (bis auf Präsenzbildung in ProCall).


Meeting-Räume erstellen/verwalten/betreten

Das Erstellen/Verwalten von Meeting-Räumen in ProCall Meetings und damit das Organisieren von Online Meetings und Videokonferenzen ist Benutzern mit aktivierter ProCall Meetings Lizenz vorbehalten:

Persönlicher Meeting-Raum

  • wird automatisch erstellt, wenn sich ein lizenzierter ProCall Meetings Nutzer des erste Mal in ProCall Meetings einloggt
  • im Home-Bereich nach dem Einloggen in der Mitte sichtbar und beschrieben als "Ihr persönlicher Raum" (im Screenshot grün markiert)
  • Einsatzzweck:
    • Sie wollen zu einem Meeting einladen, welches Sie durch Ihre Anwesenheit starten und beenden.
    • Niemand anderes soll darüber Kontrolle haben.
    • Die URL zum Beitritt des Meetings ist sehr persönlich, weil Sie Ihren Namen enthält.

Beispiel Screenshot: persönlicher Meeting-Raum im Dashboard von ProCall Meetings Benutzer Christine Lang

Genereller Meeting-Raum

  • wird manuell von einem lizenzierter ProCall Meetings Nutzer erstellt (im Screenshot grün markiert)
  • Einsatzzweck:
    • Ein Meeting, welches jeder lizenzierte Benutzer Ihres Unternehmens starten kann.
    • Gut geeignet zum Beispiel für wiederkehrende Meetings, wie ein Daily.
    • Der Raum-Name bzw. die URL kann den Zweck des Meetings widerspiegeln.

Beispiel Screenshot: Meine Räume - eigene Meeting-Räume (manuell erstellt)

Meet Now

  • wird manuell von einem lizenzierten ProCall Meetings Nutzer für spontane Meetings erstellt
  • Diese Art von Meeting-Raum ist nur temporär verfügbar und verfällt nach dem Meeting (30 Sekunden, nachdem der letzte Teilnehmer den Raum verlassen hat.)
  • Ansonsten gelten die Regeln eines generellen Meeting-Raums.
  • Einsatzzweck:
    • für spontane, nicht widerkehrende Meetings

Ein lizenzierter und eingeloggter Benutzer kann einen solchen Raum über den Aufruf der URL https://meetings.procall.de/meetnow generieren. Nach dem Beitritt zum Meeting kann der Ersteller dann die URL zum Meeting-Raum teilen.

Lobby - Warten auf Start des Meetings

Ist ein Meeting noch nicht gestartet, dann warten Meeting-Teilnehmer (Gäste oder unlizenzierte ProCall Meetings Nutzer) in der Lobby. Gäste sehen nicht die Anzahl der in der Lobby wartenden Personen.

Wurde das Meeting gestartet, werden die in der Lobby Wartenden automatisch in den Meeting-Raum aufgenommen.

Beispiel Screenshot: Lobby - Lizenzierter Benutzer wartet in der Lobby und kann das Meeting starten

Rechte

Aus den oben aufgeführten Rollen und Raumtypen ergeben sich die Rechte und Nutzungsmöglichkeiten für Benutzer mit definierten Lizenzen und Gästen (ohne Registrierung):

Generelle Meeting-Räume

Lizenzierte Nutzer können jedes Meeting starten, welches von lizenzierten Nutzern des gleichen UCServers erstellt wurde. Ein laufendes Meeting wird durch Verlassen des Meeting-Raumes aller lizenzierten Anwender des UCServers nach Ablauf einer Zeitspanne von 15 Minuten automatisch beendet.

Persönlicher Meeting-Raum

Der persönliche Meeting-Raum kann nur durch die eigene Teilnahme gestartet werden. Wenn der "Inhaber" des persönlichen Meeting-Raums diesen Meetingraumes verlässt, wird der Meeting-Raum nach 60 Sekunden automatisch beendet.

Beispiele

Christine Lang als lizenzierter ProCall Meetings Benutzer

Persönlicher Meeting-Raum von Christine Lang

Christine Lang teilt den Link zu ihrem persönlichen Meeting-Raum an verschiedene Personen in ihrem Unternehmen (andere ProCall Benutzer, die auf dem gleichen UCServer aktiv sind) und mit Gästen.
Nur Christine Lang ist in der Lage, ein Meeting in ihrem persönlichen Meeting-Raum zu starten. Das Meeting startet erst, wenn Christine Lang das Meeting beitritt.
Teilnehmer, die den Link schon angeklickt haben, bevor Christine Lang das Meeting gestartet hat, warten in der Lobby auf Beitritt zum Meeting. Kein anderer hat bis dahin die Möglichkeit, an einem Meeting dort teilzunehmen, bis Christine Lang das Meeting aktiv gestartet hat.
Sobald Christine Lang den (ihren persönlichen) Meeting-Raum verlässt, beendet sich nach 60 Sekunden für alle weiteren Teilnehmer das Meeting.

Genereller Meeting-Raum, von Christine Lang erstellt

Christine Lang hat einen neuen generellen Meeting-Raum erstellt. Den Link dazu teilt sie mit verschiedenen Personen aus Ihrem Unternehmen (andere ProCall Benutzer, die auf dem gleichen UCServer aktiv sind) und mit Gästen.
Jeder lizenzierte ProCall Meetings Nutzer, der auf dem gleichen UCServer wie Christine Lang aktiv ist, kann in diesem Meeting-Raum ein Meeting starten, nur Gäste dürfen dies nicht.
Bis Christine Lang oder ein anderer Benutzer mit ProCall Meetings Lizenz das Meeting gestartet hat, warten die Teilnehmer in der Lobby auf Beitritt zum Meeting.
Verlässt der letzte lizenzierte Nutzer, der mit ProCall Meetings Lizenz auf dem gleichen UCServer wie Christine Lang aktiv ist, das Meeting, wird für die verbleibenden Teilnehmer (Gäste) das Meeting nach 15 Minuten automatisch beendet.