Ergänzung zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO für ProCall

Produktbezeichnung

Die in diesem Dokument verwendete Produktbezeichnung "ProCall" bezieht sich auf die Produkte ProCall Business, ProCall Enterprise und ProCall DataCenter. Produktspezifische Einschränkungen oder Erweiterungen werden mit dem spezifischen Produktnamen beschrieben. Das vorliegende Dokument bezieht sich nicht auf ProCall One. 

1 Vorwort

Dieses Dokument ist als Hilfestellung für Unternehmen gedacht, die ProCall Software nutzen. Die zusammengestellten Informationen sollen die Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeit gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO erleichtern. Sie stellen keine rechtsverbindliche Auskunft dar.
Ein solches Verzeichnis muss sämtliche der in Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. a bis g DSGVO abschließend genannten Angaben enthalten. Diese Angaben müssen die Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen aussagekräftig beschreiben. 
Mit der Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sind keinesfalls alle von der DSGVO geforderten Dokumentationspflichten erfüllt. Das Verzeichnis ist nur ein Baustein, um der in Art. 5 Abs. 2 DSGVO normierten Rechenschaftspflicht zu genügen. So müssen bspw. auch das
Vorhandensein von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Verarbeitung (Art. 24 Abs. 1 DSGVO) und das Ergebnis von Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 Abs. 7 DSGVO) durch entsprechende Dokumentationen nachgewiesen werden.
Die Kapitel sind nach Gegenstand des Verfahrens gegliedert. Jedes Kapitel enthält bereits vorausgefüllt die relevanten Informationen zu ProCall.

2 Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO)

ProCall bietet bereits während der Installation datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Diese können auch nach der Installation in der UCServer Administration geändert werden:

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen gem. Art. 25 DSGVO

3 Anlässe für ein DSGVO-Verfahren (Art. 12 – 23 DSGVO)

• Spätester Zeitpunkt erfasster Datensätze (Ausstellungszeitpunkt): _____________________
• Liegt eine Auskunft, Berichtigung oder Widerspruch als Anlass vor?

Auskunft (Art. 15 Abs. 1 DSGVO)

• Auskunft zur Person
  (Verwendete Suchkriterien): <Name>, <Vorname>, <Anschrift Straße>, <Anschrift PLZ/Ort>, <Telefonnummer>, <Email-Adresse> etc.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Welche Person beantragt eine Berichtigung
  (Verwendete Suchkriterien): <Name>, <Vorname>, <Anschrift Straße>, <Anschrift PLZ/Ort>, <Telefonnummer>, <Email-Adresse> etc.
• Welche personenbezogenen Daten müssen geändert werden 
  (Verwendete Suchkriterien): <Name>, <Vorname>, <Anschrift Straße>, <Anschrift PLZ/Ort>, <Telefonnummer>, <Email-Adresse> etc.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Löschung/Pseudonymisierung
  Art. 17 DSGVO/Erwägungsgrund (ErwGr.) 26
• Einschränkung der Nutzung personenbezogener Daten
  Art. 18 Nr. 3 DSGVO/Erwägungsgrund (ErwGr.) 67

4 Rechte auf Auskunft, Berichtigung oder Widerspruch der Verarbeitung

4.1 Auskunft (Art. 15 Abs. 1 DSGVO)

Die Informationen in diesem Kapitel dienen der Auskunft über die personenbezogenen Daten, welche in ProCall verarbeitet werden.

4.1.1 Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung

4.1.2 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Gruppenbezeichnungen wie Gesundheitsdaten, Bonitätsdaten usw.

F.x Favoriten/Federation

H.x Journal/Anruf

T.x Aufgaben/Tasks

C.x Chat

L.x Logging/Tracing

4.1.3 Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung

Geplante Speicherdauer falls möglich, andernfalls die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer.

4.1.4 Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden

Die Herkunft personenbezogener Daten kann in der Übersicht der Kontaktdetails eingesehen werden (Datenquelle). Die personenbezogenen Daten/Kontaktdetails können in folgenden Bereichen abgerufen werden (Lfd. Nr. aus Kap. 4.1.3):

• F.x: Favoriten/Federation
• H.x: Journal/Anruf
• T.x: Aufgaben/Tasks
• C.x: Chat

4.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

In ProCall werden Kontaktdetails zentral verwaltet und können daher zentral geändert werden.
Die Änderungen personenbezogener Daten ist anschließend durchgängig in der Software wirksam.

Welche personenbezogenen Daten in der Software geändert werden können, entnehmen Sie bitte 4.1.2 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden.
Sie finden die entsprechende Möglichkeit der Berichtigung in der UCServer Verwaltung:

Beispiel Screenshot: UCServer Verwaltung - Benutzerverwaltung - Benutzer / Änderung der personenbezogenen Daten

4.3 Widerspruch

4.3.1 Löschung/Pseudonymisierung (Art. 17 DSGVO)

Eine Pseudonymisierung ist in ProCall derzeit nicht vorgesehen. Einzelne Benutzer oder eine Auswahl von Benutzern kann über die UCServer Verwaltung gelöscht werden:

Beispiel Screenshot: UCServer Verwaltung - Benutzerverwaltung - Benutzer / Löschen von Benutzern

4.3.2 Einschränkung der Nutzung personenbezogener Daten (Art. 18 Nr. 3 DSGVO

ProCall bietet eine Reihe von Möglichkeiten, die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuschränken.
Diese sind nachfolgend im Einzelnen beschrieben.

4.3.2.1 Journal

Die Daten in den Journal-Datenbanken sind ausschließlich für den Administrator einsehbar. Der Zugang für den Administrator ist zur Analyse bei Problemen und für statistische Auswertung notwendig.

Die Protokollierung von Daten für Privatgespräche erfolgt nach Regeln, die konfiguriert werden können.

Der Nutzer kann Gespräche als privat markieren. Leitungen können generell als privat gekennzeichnet werden.

Ausgewählte Telefonleitungen/Nebenstellen können von einer Journalisierung ausgenommen werden.

4.3.2.2 Präsenzzustände

Präsenzzustände bzw. eine Änderungshistorie von Präsenzzuständen werden nicht protokolliert.
Eine Möglichkeit zur Auswertung von Präsenzzuständen ist nicht vorgesehen.

Im Sinne einer Umsetzung von individuellen Vereinbarungen kann der Austausch von Präsenzrelevanten Informationen differenziert konfiguriert werden.
Die Einrichtung des kleinsten gemeinsamen Nenners zum Thema Präsenz innerhalb einer Organisation kann auf drei Stufen geschehen:
1. Global
2. Gruppe
3. Anwender
Das Rechtesystem ist additiv, d.h. wird auf einer übergeordneten Stufe ein Recht vergeben, kann es nicht auf einer untergeordneten entfernt werden.
Die Anzeige des Präsenzzustandes „Inaktiv“ auf Grund einer „Untätigkeit“ an Arbeitsplatz-PC oder Smartphone App erfolgt, kann zentral/Server-seitig deaktiviert werden. Sie finden die Konfiguration in der UCServer Verwaltung in den Einstellungen im Bereich Benutzerverwaltung - Profile.

4.3.2.3 Telefonfunktion „Freisprechmodus“

Stellt die CSTA Schnittstelle einer Telefonanlage die Funktion „in Freisprechmodus schalten" bereit, kann dieses Leistungsmerkmal ggf. über einen kompatiblen estos ECSTA Middleware Treiber ausgeschalten werden.

4.3.2.4 Telefonfunktion „Aufschaltfunktion“

"Aufschaltfunktionen" von Telefonanlagen werden durch die estos ECSTA Middleware Treiber generell nicht unterstützt.

4.3.2.5 Telefonfunktion „Softphone-Konferenz“

Beim Betreten und Verlassen einer Konferenz wird ein Aufmerksamkeitston eingespielt. 

4.3.2.6 Telefonfunktion „Telefongespräche über TAPI unterbinden“

Unterbindet, dass Rufe auf der TAPI-Leitung getätigt werden. Gespräche können ausschließlich über Softphone geführt werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter ihr Tischtelefon/Endgerät im Büro nicht von einem entfernten Ort (z.B. Home-Office) steuern können. Damit soll beispielsweise verhindert werden, dass versehentlich ein ankommender Ruf auf der TAPI-Leitung angenommen wird und andere Teilnehmer im Büroraum ein Telefongespräch und möglicherweise Daten des Anrufers zufällig oder absichtlich mithören können.  

4.3.2.7 Berechtigungsstufen

Welche ausgewählten (Kontakt-)Details und Aktionen ein ProCall Benutzer von anderen Benutzern einsehen und ausführen darf, wird von Benutzern selbst und über globale Berechtigungsstufen geregelt:

• Systemweite Berechtigungen:
  Ist eine Berechtigung systemweit erteilt, so gilt diese für alle Benutzer des Systems. Diese Rechte werden vom Administrator vergeben.
• Für Benutzergruppen vergebene Berechtigungen:
  Ist eine Berechtigung für Gruppen erteilt, so gilt diese für alle Benutzer, die Mitglieder dieser Gruppe sind. Diese Rechte werden vom Administrator vergeben.
• Vom Benutzer vergebene Berechtigungen:
  Jeder Benutzer kann anderen Benutzern individuelle Berechtigungen vergeben. Diese Berechtigungen können auch vom Administrator eingesehen und verändert werden.

Über folgende Berechtigungsstufen kann die Verarbeitungsmöglichkeit personenbezogener Daten von ProCall Benutzern wie folgt eingeschränkt werden:

5 Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 24 Abs. 1 und Art. 32 DSGVO

Hier werden die notwendigen Maßnahmen zur Schaffung und zum Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 24 Abs. 1 und Art. 32 DSGVO für die Software ProCall beschrieben.

5.1 Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

5.1.1 Schutz vor unbefugten Zugang / Zugriffskontrollen

5.1.2 Zugangskontrolle

5.1.3 Zugriffskontrolle

5.1.4 Trennungskontrolle

5.1.5 Pseudonymisierung

5.2 Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

5.2.1 Weitergabekontrolle

5.2.2 Eingabekontrolle

5.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit

5.3.1 Verfügbarkeitskontrolle

5.3.2 Wiederherstellbarkeit

5.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung, Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO, Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

5.4.1 Auftragskontrolle

6 Hybride Cloud-Bausteine

Weiterführende Informationen zu unseren hybriden Cloud-Bausteinen finden Sie im Internet unter
https://www.estos.de/produkte/ucconnect

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen über estos z. B. zu unseren Produkten, Dienstleistungen, Datenschutzrichtlinien, Verhaltenskodex erhalten Sie auf unserer Webseite www.estos.de bzw. www.estos.com